Passives Einkommen durch Kennzahlengesteuertes Immobilienmanagement?

Passives Einkommen mit Immobilien 2

Doch passives Einkommen mit Immobilien?

Nachdem ich im letzten Beitrag zum Thema passives Einkommen die Auffassung vertreten habe, daß man mit Immobilien (aber auch mit anderen Investments) kein wirklich passives Einkommen aufbauen kann, möchte ich hier etwas gegensteuern. Also gibt es doch passives Einkommen mit Hilfe von Immobilieninvestments?

Auch mit dem Kozept des kennzahlengesteuerten Immobilienmanagements erreicht man noch keine wirklich passive Position. Wenn man aber Kennzahlen umsichtig einsetzt und mit Regelmäßigkeit ermittelt und analysisert, so kann man sich als Investor in die Lage versetzen, große Teile des aktiven Tuns an Dienstleister auszulagern ohne wirklich die Kontrolle abzugeben. Damit ist man auf jeden Fall deutlich näher an passivem Einkommen als wenn man seine Immobilieninvestments auf operativer Ebene selbst verwaltet.

Immobilieninvestment als Unternehmen sehen

In meinem ersten Beitrag zum passiven Einkommen emfpehle ich ein Immobilieninvestment wie ein Unternehmen zu sehen und zu steuern. In jedem guten Unternehmen gibt es ein Berichtswesen und Controlling. Interessanterweise gibt es das bei vielen Immobilienverwaltern nicht oder nur in groben Ansätzen. Dort, wo es ein Berichtswesen gibt, ist es oft nicht nutzerfreundlich gestaltet, meist vorgefertigt aus Verwaltungssystemen, die das Wort „Investor“ oder „Kundenfreundlichkeit“ noch nie gehört zu haben scheinen.

Wir selbst haben unlängst unser Verwaltungssystem gewechselt, weil die bisherige Software nicht wirklich in der Lage war, die für uns interessanten und wichtigen Kennzahlen und Auswertungen mit einem vertretbaren Aufwand zu liefern.

Grundkonzept kennzahlengesteuertes Immobilienmanagement

Das Grundkonzept der kennzahlengesteuerten Immobilienverwaltung ist denkbar einfach: Man denke sich geeignete Mess- und Kennzahlen aus (auch KPIs oder Key Performance Indicators genannt), lasse diese von seinem Dienstleister erfassen und vereinbare ein Berichtsformat und -turnus.

Welche Kennzahlen?

Welche Kennzahlen sollte man also erfassen bzw. analysieren? Das liegt natürlich im Ermessen eines jeden Investors. Auf der anderen Seite oritentieren sicher hier die Möglichkeiten eben auch an dem benutzten Verwaltungssystem.

Ein paar grundlegende Parameter kann man schon zu einem wunderbaren Bericht zusammentragen:

• Vertragsmiete vereinbart (Soll-Nettokaltmiete, Soll-Nebenkosten)
• vereinnahmte Miete (Ist-Nettokaltmiete, Ist-Nebenkosten)
• Miete (Ist) pro QM im Vergleich zu Marktmiete pro QM
• kumulierte offene Posten, gestaffelt nach Alter der Forderungen
• Kündigungen (Eingang und Kündigungsdatum)
• Neuvermietungen
• Leerstandsliste / Leerstandsquote
• Instandhaltungskosten – Plan
• Instanhaltungskosten – Ist
• Stand Mietenkonto
• Stand Rücklagenkonto
• Kapitalwert (Miete x Markfaktor) im Vergleich zu Anschaffungskosten im Vergleich zu Valutastand Bankdarlehen

Es gibt natürlich noch eine Vielzahl weiterer Kennzahlen und auch die genauer Form der Präsentation und Berechnung sollte klar definiert sein. In jedem Falle ist es aber gut, erstmal damit anzufangen, sich über Kennzahlen Gedanken zu machen und erste Kennzahlen zu erfassen.

Auswertung und Darstellung der Kennzahlen

Robuster wird ein solches Kennzahlensystem, wenn man es mit einer detiallierten Jahresplanung kombiniert. In einer solchen Jahresplanung kann man im Grunde alle Kosten- und Erlöspositionen monatsgenau planen und dann im Jahresverlauf mit den Ist-Zahlen abgleichen.

Dabei ist es wichtig, die Kennzahlen in regelmäßigen und festgelegten Abständen zu erfassen und zu dokumentieren. Zum einen ermöglicht die regelmäßige Analyse im Vergleich mit den Vormonaten und -jahren, überhaupt Trends zu erkennen und zum anderen kann man so auch frühzeitig Probleme und Negativtrends erkennen und dann entsprechend gegensteuern.

Umsetzung eines kennzahlengesteuerten Immobilienmanagementsystems

Mit einer klaren Vorstellung über notwendige Kennzahlen, kann jeder Investor auf die Suche nach Dienstleistern gehen, die bereit und in der Lage sind, mit einem solchen System umzugehen und die entsprechenden Kennzahlen entweder fertiggestellt, im Rahmen eines vereinbarten Berichtswesens, zu liefern oder aber zumindest die Rohdaten in einer verarbeitungsfähigen Datenform zu liefern, so daß dann die Auswertung und Analyse auch selbst bewerkstelligt werden kann (auch hierfür gibt es natürlich Dienstleister und Tools).

Praktische Probleme gibt es in der Lebensrealität oft bei der Identifikation passender Dienstleister und Tools. Größere Unternehmen haben hier eine Vielzahl von Möglichkeiten und ganze Controlling Abteilungen. Für private Investoren, kleinere Family Offices und kleinere Investmentmanager ist dies oft ein Problem.

Viele Dienstleister und Immobilienverwalter haben noch ein recht althergebrachtes Verständnis von Dienstleistung und dem, was einen guten Service ausmacht. Die Schwerpunkte und auch die technologischen Möglichkeiten haben sich im Laufe der letzten paar Jahre ziemlich stark verändert und entwickelt. Diesen Weckruf haben viele Verwalter und Manager noch nicht gehört.

Nicht wenige Verwalter tun sicher immer noch schwer überhaupt ein Berichtswesen zu generieren, geschweige denn ein Berichtswesen, das nutzerfreundlich und leicht verständnlich für den Investor ist.

Abwägung und Ausblick

Mit der zunehmenden Übertragung, auch signifikanter Vermögen, an die Erbengeneration, verschieben sich auch die Anforderungen der Auftraggeber an Ihre Dienstleister. Onlinezugriff auf aktuelle Veraltungsdaten wird heute z.B.von vielen Investoren vorausgesetzt.

Sicher mag ein Verwalter für die Erstellung eines vereinbarten Berichtswesens ein zusätzliches Honorar verlangen. Jenachdem, was gefordert ist, kann die Erstellung für den Verwalter aufwendiger oder weniger aufwendig sein. Je moderner sein Verwaltungssystem ist, desto leichter sollte es ihm fallen.

Die Alternative wäre es, einen externen Dienstleister zu bauftragen, vom Verwalter gelieferte Rohdatenexporte in ein entpsrechendes aussagekräftiges Berichtswesen zu verwandeln.

Wenn das Verwaltungssystem widerum mit der Finanzbuchaltung bzw. dem Steuerbüro verbunden ist, könnte auch von dort das Berichtswesen (zumindest teilweise) erstellt werden. Zusätzlich bietet die Anbindung ggf. die Möglichkeit Doppelarbeit (Buchungen im Verwaltungssystem und Buchungen im Finanzbuchhaltungssystem) zu vermeiden und somit laufenden Aufwand und Kosten deutlich zu reduzieren. Als weitere ergänzende Möglichkeit bieten sich auch moderne Plattformen zur Datendarstellung für die Aufbereitung an.

Aus den erfassten Kennzahlen kann so in jedem Falle ein übersichtliches Dachboard generiert werden, in dem auch zeitliche Entwicklungen dargestellt werden. Somit kann man im Grunde auf einen Blick erkennen, ob das oder die Investments im grünen oder im roten Bereich sind bzw. welche Parameter sich gut bzw. schlecht entwickeln.

Bei konsequenter Umsetzung und Anwedung ist der Investor damit schon ein deutliches Stück näher an das erträumte passive Einkommen herangerückt.

Nutzen Sie bereits Kennzahlen zur Steuerung Ihrer Immobilien? Berichten Sie von Ihrem Ansatz und Ihrer Lösung. Ich bin gespannt.

gez. Sascha Janzen

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